Eén overzicht dat elke ochtend klopt

Vrijwel elk bedrijf heeft ergens een Excel-bestand waarin cijfers uit drie systemen bij elkaar geplakt worden. Werk je als ZZP’er alleen, dan ben jij degene die dat op zondagavond doet. Die lijst is op maandag actueel en op donderdag niet meer.

Een overzicht dat zichzelf bijwerkt lost dat op. Alleen tonen wat je ook in die spreadsheet ziet, is nauwelijks winst. Een overzicht wordt pas geld waard als er een actie of een alarm aan hangt.

Een overzicht is nooit beter dan de cijfers die erin gaan. Worden facturen en uren bij jou nog met de hand overgetypt, dan moet dat eerst kloppen voordat een overzicht iets zinnigs kan tonen. Dat eerste werk heet administratie automatiseren.

Wat wij eronder zetten

• Een vaste ophaalronde, elke ochtend, uit de systemen waar de cijfers echt staan.
• Een controle of de cijfers kloppen, met een melding als een bron stil is gevallen.
• Grenswaarden die jij bepaalt. Een klant die te lang niet betaalt, een marge die onder je ondergrens zakt, een voorraad die opraakt.
• Een seintje op het moment dat het gebeurt, in je mail of je telefoon, niet pas als je toevallig kijkt.

Waar het over gaat bij de meeste bedrijven

Openstaande facturen en wie er te laat is. Omzet en marge per klant of per project. Uren tegenover wat er gefactureerd is. Voorraad tegenover wat er verkocht wordt. Wat er deze maand binnenkomt en wat eruit gaat.

Wat het kost

Een vaste prijs. Wat die prijs bepaalt: uit hoeveel systemen de cijfers moeten komen en hoe schoon die erin staan. Dat laatste is bijna altijd het echte werk.

We beginnen met één vraag die je nu niet kunt beantwoorden zonder te rekenen. Werkt dat, dan bouwen we uit. Zo niet, dan heb je één ding geprobeerd en niet een heel project.

De eerste weken laten we het overzicht naast je eigen lijst lopen, zodat je kunt vergelijken voordat je erop vertrouwt. Wijkt er iets af, dan zoeken we uit waar het vandaan komt voordat je je oude lijst weggooit. Je houdt in die weken twee lijsten bij, en dat is wat het kost om zeker te weten dat de nieuwe klopt.