Je administratie loopt vanzelf bij

De meeste administratie is geen denkwerk. Het is overtypen: een factuur uit je mail, een bon uit je jaszak, een urenbriefje van de bouwplaats, een werkbon met een handtekening erop. Iemand zet dat over in het systeem. Werk je als ZZP’er alleen, dan ben jij die iemand.

Dat is precies het soort werk dat je kunt laten lopen.

Wat er dan gebeurt

Een inkoopfactuur komt binnen in je mail of je maakt er een foto van. Wij halen er leverancier, bedrag, btw-percentage, factuurnummer, datum en, als je daarmee werkt, het projectnummer uit. Die staan klaar in Moneybird, Exact Online, e-Boekhouden.nl of SnelStart. Jij kijkt ze na en keurt ze goed.

Wij leveren altijd een concept, nooit iets dat zichzelf verstuurt of vastlegt. De boeking blijft van jou, en de nummering, de btw en de bewaarplicht blijven in je eigen pakket.

Waar het meestal begint

• Inkoopfacturen uit de mail, in plaats van een map die niemand bijhoudt.
• Bonnetjes fotograferen en klaar, in plaats van een schoenendoos.
• Uren van de app naar de factuurregel.
• Werkbonnen met foto’s aan het juiste project hangen.
• Offertes die na een week zelf een herinnering klaarzetten in je mailbox.

Staat er naast je boekhoudpakket ook een webshop of een urenapp die zijn gegevens niet vanzelf doorgeeft, dan is dat niet overtypen maar een ontbrekende verbinding. Dat is het werk van systemen koppelen.

Hoe groot dit werk is, gemeten

Wij hebben geen eigen cijfer over hoeveel tijd dit kost. Er is wel een fatsoenlijke meting: Ipsos I&O ondervroeg in opdracht van het Adviescollege Toetsing Regeldruk 724 MKB-ondernemers, met veldwerk in november en december 2024. Daarvan zegt 72 procent dat de regeldruk in drie jaar is toegenomen. Van de ondernemers die hun financiële en fiscale rapportages zelf doen, zegt 15 procent daar meer dan twintig uur per maand aan kwijt te zijn.

Twee dingen daarbij. Dat onderzoek begint bij twee werkzame personen, dus ZZP’ers zitten er niet in. En wij halen de regels er niet af, want dat kan niemand. Wij halen het overtypen eruit.

Wat het kost

Een vaste prijs voor één documentsoort. Wat die prijs bepaalt: hoeveel soorten documenten je hebt, hoe schoon ze binnenkomen, en welk pakket je gebruikt. Na één gesprek weten we het en dan staat het bedrag vast.

De eerste vier weken draait het naast je huidige werkwijze. Herkent het systeem in die periode minder dan negen van de tien documenten goed, dan betaal je de bouw niet. Goed betekent: leverancier, bedrag en btw kloppen. Die afspraak geldt voor documenten die als pdf of als leesbare foto binnenkomen. Krijg je bonnen met de hand geschreven, dan meten we eerst op jouw eigen stapel wat haalbaar is en zetten we dat getal in de opdracht.

Reken erop dat je in die weken wat dubbel werk hebt, want dat is wat naast elkaar draaien betekent.