Spreadsheet vervangen door een dashboard?

Bijna elk bedrijf heeft er een, van MKB-bedrijf tot ZZP’er: een spreadsheet in Excel of Google Sheets waarin iemand cijfers uit twee of drie systemen bij elkaar zet. Op maandag klopt hij, op donderdag niet meer, en als die iemand op vakantie is klopt hij een week lang niet.

Wat een dashboard wél oplost

Het bijwerken. Niemand is er nog een halve dag per maand aan kwijt, en het cijfer van vandaag is ook echt van vandaag.

De vraag of het klopt. Een spreadsheet zegt niet wanneer een bron stil is gevallen. Een fatsoenlijk overzicht wel: als er sinds gisteren niets is binnengekomen, hoor je dat, in plaats van dat je naar een oud getal kijkt zonder het te weten.

Wat een dashboard níet oplost

Alleen tonen wat je in de spreadsheet ook al zag. Dan heb je een duurdere spreadsheet met betere kleuren. Grafieken zijn geen winst, want je moet er nog steeds naar kijken, en dat doe je niet elke dag.

Een overzicht gaat pas iets opleveren op het moment dat het je iets laat doen.

Waar het om draait: de grens

Zet bij elk getal dat je wilt volgen een grens waarbij je een seintje wilt. Een klant die dertig dagen over de vervaldatum is. Een marge die onder je ondergrens zakt. Een voorraad die opraakt. Een project waar meer uren in zitten dan begroot.

Je krijgt een bericht op het moment dat het gebeurt, en verder hoor je niets. Dat is wat een spreadsheet je nooit kan geven.

Hoe we het aanpakken

We pakken eerst dat ene cijfer waar je nu naar moet gokken. Welke klant kost me eigenlijk geld, bijvoorbeeld. Zodra dat er staat en klopt, weet je zelf wel welke vraag de volgende is.

Een vaste prijs. Het meeste werk zit niet in het overzicht maar in de cijfers eronder, en dat merk je pas als je begint. Daarom noemen we pas een bedrag als we ernaar gekeken hebben. Hoe je zelf uitrekent of het loont, staat in wat een dashboard kost.

Deze vraag hoort bij Overzicht en rapportage.