Begin bij één document dat vaak binnenkomt en waar geen oordeel bij nodig is, meestal de inkoopfactuur. Laat dat automatisch uitlezen en als concept klaarzetten, laat het een maand naast je huidige werkwijze lopen, en pak pas daarna het volgende. Een nieuw boekhoudpakket is bijna nooit de eerste stap.

De meeste mensen beginnen met de vraag welk pakket ze moeten hebben. Dat is de verkeerde eerste vraag, want een pakketwissel is duur, kost maanden en lost het overtypen niet op. Het overtypen gebeurt namelijk aan de rand van je pakket, niet erin.

Stap 1: tel wat er binnenkomt

Neem één week en houd bij welke documenten er langskomen en hoe vaak. Inkoopfacturen, bonnetjes, urenbriefjes, werkbonnen, pakbonnen, offerteaanvragen. Zet erbij hoe lang je per stuk kwijt bent.

Je zoekt niet het vervelendste document, je zoekt het document met het hoogste aantal keer de tijd per stuk. Dat is bijna altijd iets saais.

Stap 2: kies het document zonder oordeel

Automatiseer eerst iets waar geen beslissing bij hoort. Een inkoopfactuur inboeken is uitlezen en overzetten. Een offerte opstellen is nadenken. Het eerste kan vandaag weg, het tweede kun je hooguit voorbereiden.

Voor de meeste MKB-bedrijven en ZZP’ers is de volgorde: inkoopfacturen, dan bonnetjes, dan uren, dan werkbonnen.

Stap 3: laat het concept blijven

Laat het systeem een concept klaarzetten dat jij goedkeurt. Niet iets dat zelf boekt, zelf verstuurt of zelf betaalt.

Twee redenen. De praktische: je ziet fouten voordat ze in je administratie staan. De formele: nummering, btw en de bewaarplicht horen in je boekhoudpakket, en daar moet jij bij kunnen.

Stap 4: een maand naast elkaar

Draai het nieuwe naast het oude, één volle maand, en vergelijk aan het eind wat er anders uitkwam. Ja, dat is een maand dubbel werk. Wie die stap overslaat, ontdekt in maart dat er in januari iets scheef ging, en dan mag je drie maanden terug.

Stap 5: pas dan het volgende

Na het eerste document weet je veel beter wat het tweede gaat kosten.

Wat het kost

Je krijgt een vaste prijs voor één documentsoort. Dat is geen kleine uitgave, dus reken zelf even mee: hoeveel uur per maand gaat er nu in zitten, en wat is dat uur je waard? Hoe je dat uitrekent staat in wat administratie automatiseren kost. Komt daar geen duidelijk antwoord uit, dan is het nog niet aan de orde.

Deze vraag hoort bij Administratie.