Wat kost automatisering voor MKB en ZZP?

Hieronder staat hoe wij prijzen, wat die prijs bepaalt, en hoe je zelf uitrekent of het bij jou loont. Voor een ZZP’er valt die som anders uit dan voor een bedrijf met een paar man erbij, en dat verschil zit vooral in het aantal systemen.

Hoe wij prijzen

Een vaste prijs per afgebakende levering. Geen nacalculatie, geen uurtje-factuurtje, en geen abonnement dat je nodig hebt om het draaiend te houden. Je hoort het bedrag na één gesprek, en dan staat het vast. We rekenen voor wat we bouwen.

Vier dingen die de prijs bepalen

Het aantal systemen. Twee is normaal. Vanaf drie neemt het werk sneller toe dan je zou denken, want elke extra schakel kan op zijn eigen manier stukgaan en moet dus apart bewaakt worden.

Of er een fatsoenlijke API is. Moneybird, Exact Online, e-Boekhouden.nl en SnelStart hebben er een. Een oud pakket zonder API betekent knutselen met export- en importbestanden, en dat is altijd fragieler en dus duurder in onderhoud.

Hoe schoon je gegevens erin staan. Dit is de grootste en de minst zichtbare. Dezelfde klant twee keer onder een net andere naam, btw-codes die historisch anders zijn gebruikt, een omschrijvingsveld waar iedereen iets anders in zet. Opschonen is vaak meer werk dan koppelen, en het komt pas boven zodra je begint.

Hoeveel uitzonderingen je proces kent. “Behalve bij die ene leverancier” is de duurste zin in een intakegesprek. Niet omdat die uitzondering moeilijk is, maar omdat er meestal nog vier zijn die niemand meer weet.

Wat de prijs juist drukt: een duidelijk afgebakend document, een schone gegevensbasis, en de bereidheid om één uitzondering voorlopig met de hand te blijven doen.

Reken zelf even mee

Pak het werk dat je wilt wegautomatiseren en tel twee dingen op.

De tijd: hoeveel uur per maand kost het nu, en wat is dat uur je waard? Kost het je een uur per maand, dan verdien je geen bouwopdracht terug, hoe je het ook wendt. Ergens vanaf een halve dag per maand wordt het interessant.

De fouten: wat kost het als het misgaat? Een verkeerd geboekte factuur kost meer dan de tien minuten die het inboeken kostte, en een offerte die blijft liggen kost een klus. Bij werk waar de fout duur is, loont automatiseren eerder dan de urentelling suggereert.

Komt daar bij jou geen duidelijk antwoord uit, dan zeggen we dat in het eerste gesprek. Dat is goedkoper voor allebei dan een project dat zichzelf niet terugverdient.

Wat er niet bij zit

De licenties van je eigen pakketten. Als je nog geen Moneybird of Exact hebt, komt dat er los bij. Dat is bijna altijd voordeliger dan wij het voor je bouwen: wat een bestaand pakket voor een tientje per maand doet, is bij ons een bouwopdracht.

Deze vraag hoort bij Administratie.