Wat maakt een Exact Online-koppeling lastig?

Wij komen Exact Online vooral tegen bij MKB-bedrijven met personeel, en bij hun accountant. Het pakket heeft een uitgebreide API, en dat is tegelijk het goede en het lastige nieuws. Je kunt er veel mee, maar er zitten meer scherpe randen aan dan bij een klein pakket. Daardoor is een Exact Online-koppeling vaker maatwerk: de kant-en-klare koppelingen dekken de standaardgevallen, en alles daarbuiten moet gebouwd worden. De drie stappen die elke systeemkoppeling zet, zijn hier dezelfde als elders; het zijn de randen eromheen die het werk maken.

Waarom een Exact Online-koppeling vaker maatwerk is

De autorisatie. Exact werkt met OAuth. De sleutel die je daarmee krijgt vervalt na verloop van tijd, en dat moet netjes worden afgehandeld, anders staat de koppeling na een paar weken stil zonder dat iemand het merkt.

De aanroeplimieten. Exact begrenst hoeveel verzoeken je per dag en per minuut mag doen. Een koppeling die elke minuut alles opnieuw ophaalt loopt daar tegenaan. De oplossing is alleen ophalen wat veranderd is, en dat vraagt een beetje denkwerk vooraf.

De administratiestructuur. Wie meerdere administraties heeft, moet per aanroep weten in welke hij zit. Dat is niet moeilijk, maar het is wel een plek waar het misgaat als niemand eraan gedacht heeft.

Wat we meestal koppelen

Verkoopfacturen vanuit een webshop of een eigen systeem. Inkoopfacturen uit de mail of van een scan. Uren en projecten uit een urenapp. Relaties gelijk houden tussen Exact en een CRM. En cijfers eruit halen voor een overzicht dat elke ochtend klopt.

Wat het duurder maakt

Je krijgt een vaste prijs voor een afgebakende koppeling. Bij Exact ligt die in de praktijk hoger dan bij een klein pakket, omdat er meestal meer aan vastzit dan één soort document. Wat hem opdrijft:

• Meer dan twee systemen in de keten.
• Een tweede administratie of een tweede land.
• Uitzonderingen die je nu met de hand oplost en die mee moeten.
• Historische gegevens die eerst opgeschoond moeten worden.

Goedkoper wordt het als je één administratie tegelijk aanpakt, als de gegevens erin kloppen, en als je die ene uitzondering voorlopig met de hand blijft doen.

Wat je van ons krijgt

Een koppeling die vanzelf draait, met een melding als er iets misgaat en een logboek om in terug te kijken. Er zit geen abonnement aan vast: wat we bouwen is van jou, inclusief de broncode.

Deze vraag hoort bij Koppelingen.