Je webshop koppelen aan je boekhouding

Elke bestelling in je webshop moet uiteindelijk als omzet in je boekhouding staan. Doe je dat met de hand of met een wekelijkse export, dan kost dat tijd en gaat er af en toe iets mis. Een koppeling doet het per bestelling.

De vraag is alleen welke koppeling je nodig hebt, en dat is meestal de goedkoopste.

Kijk eerst of het al bestaat

Shopify, WooCommerce, Lightspeed en de meeste andere webshopsystemen hebben kant-en-klare koppelingen naar Moneybird, Exact Online, e-Boekhouden.nl en SnelStart. Vaak zit er ook een tussenpartij tussen die dit als abonnement aanbiedt.

Verkoop je aan Nederlandse particulieren, met één btw-tarief, zonder ingewikkelde kortingsstructuur, dan doet zo’n standaardkoppeling wat hij moet doen en ben je klaar voor een paar tientjes per maand.

Waar de standaardkoppeling vastloopt

Btw over de grens. Verkoop je aan particulieren in andere EU-landen en kom je boven de drempel van tienduizend euro per jaar uit, dan geldt het btw-tarief van het land van de klant en gaat de aangifte via de éénloketregeling. Niet elke standaardkoppeling zet dat goed weg, en een verkeerd tarief in je boekhouding herstel je niet met terugwerkende kracht zonder werk.

Kortingen, bundels en cadeaubonnen. Een bestelling van honderd euro met twintig euro korting kan als tachtig euro omzet worden geboekt of als honderd euro omzet met twintig euro korting. Voor je btw maakt dat niet uit, voor je zicht op je marge wel. Een cadeaubon is bovendien pas omzet als hij wordt ingewisseld, niet als hij wordt verkocht.

Retouren en creditnota’s. Veel eenvoudige koppelingen sturen alleen bestellingen één kant op. Een retour komt dan niet terug in je boekhouding en dat corrigeer je met de hand, precies het werk dat je wilde kwijtraken.

Betaalkosten die er al vanaf zijn. Betaalproviders houden hun kosten in en maken het restant over. Je factuur zegt honderd euro, er komt zevenennegentig euro binnen. Als de koppeling dat verschil niet apart boekt, sluit je bankafschrift niet aan op je debiteuren en zoek je dat elke maand uit.

Meerdere verkoopkanalen. Een webshop, een marktplaats en af en toe een verkoop aan de balie. Drie stromen die in dezelfde administratie moeten landen, uit elkaar te houden en niet dubbel.

Wat wij dan bouwen

Een koppeling die per bestelling ophaalt wat erin zit, inclusief regels, btw per regel, korting, verzendkosten en betaalstatus, dat vertaalt naar wat jouw pakket verwacht, en er een verkoopfactuur of een dagboekregel van maakt. Retouren gaan dezelfde weg terug. De betaalkosten worden apart geboekt zodat je bank aansluit.

Daarbij een logboek waarin je per bestelling kunt teruglezen wat ermee gebeurd is, en een melding als een ronde mislukt.

Hoe we het aanpakken

Eerst bouwen we het na met je eigen soort bestellingen, maar niet in je echte boekhouding. Klopt het daar, dan gaat het live en draait het een paar weken naast je huidige werkwijze. Je vergelijkt dan zelf wat de koppeling boekt met wat je nu doet, voordat je erop vertrouwt. Dat kost een paar weken dubbel werk, en het is de goedkoopste manier om erachter te komen dat er iets niet klopt.

Wat het kost

Een vaste prijs voor een afgebakende koppeling, bekend na één gesprek. Bepalend zijn het aantal verkoopkanalen, of je over de grens verkoopt, en hoeveel uitzonderingen er in je huidige boekingen zitten. Zie ook wat een webshopkoppeling kost en twee systemen aan elkaar koppelen.

Deze vraag hoort bij Koppelingen.