Kun je Moneybird koppelen aan een ander systeem?

Moneybird is goed te koppelen, en dat komt door de API. Die is openbaar gedocumenteerd, gebruikt gewone REST met JSON, en er zitten webhooks op: Moneybird kan jouw systeem een seintje geven zodra er iets gebeurt, in plaats van dat jij elke tien minuten moet vragen of er nog nieuws is. Wie een koppeling met Moneybird laat maken, bouwt dus niet tegen het pakket in. Dat scheelt, of je nu alleen werkt of een klein team hebt.

Wat je ermee kunt

• Verkoopfacturen aanmaken, versturen en de betaalstatus teruglezen.
• Contacten aanmaken en bijwerken, zodat je klantgegevens op één plek staan.
• Inkoopfacturen en bonnen erin zetten, inclusief bijlage.
• Uren en projecten uitlezen om er facturen van te maken.
• Bankmutaties ophalen en koppelen aan de juiste factuur.

Kijk eerst of het al bestaat

Voordat je iets laat bouwen: Moneybird heeft zelf een lijst met koppelingen, en veel webshops, urenapps en kassasystemen hebben er al één. Ook Zapier en Make kunnen Moneybird aan honderden andere diensten hangen, zonder dat er iemand hoeft te programmeren.

Dat is bijna altijd goedkoper dan maatwerk. Maatwerk wordt pas interessant als het aan een van deze dingen ligt:

• De bestaande koppeling doet net niet wat jij nodig hebt, bijvoorbeeld met projectnummers, kostenplaatsen of een afwijkende btw-behandeling.
• Er zitten meer dan twee systemen in de keten.
• Er moet iets gebeuren dat een standaardkoppeling niet kent, zoals bedragen omrekenen, regels samenvoegen of een controle vooraf.
• Je wilt kunnen terugzien wat er is gebeurd, en niet afhankelijk zijn van het logboek van een dienst die je niet beheert.

Wat het kost

Een vaste prijs voor een afgebakende koppeling, die je na één gesprek hoort. Wat hem bepaalt: het aantal systemen, of het andere systeem ook een fatsoenlijke API heeft, en hoeveel uitzonderingen jouw proces kent. Die laatste is bijna altijd de grootste. Uitgebreider staat dat in wat bepaalt of maatwerk voor jou loont.

Waar het meestal misgaat

Niet in de techniek, maar in de gegevens die er al staan. Twee keer dezelfde klant onder een net andere naam, een btw-code die historisch anders is gebruikt, of factuurnummers die ooit met de hand zijn overschreven. Een koppeling maakt dat zichtbaar, en dat is de eerste week even schrikken.

Daarom draait een nieuwe koppeling eerst een paar weken naast je bestaande werkwijze mee. Je ziet dan zwart op wit waar de twee uit elkaar lopen, en dat is meestal leerzamer dan de koppeling zelf.

Deze vraag hoort bij Koppelingen.