Hoe voorkom je handmatig overtypen?

Je zet een bedrag over van een bonnetje naar je boekhoudpakket. Je zet uren over van een urenbriefje naar een factuur. Je zet een bestelling over van je webshop naar je administratie. Overal hetzelfde patroon: de gegevens bestaan al ergens, en toch typ je ze nog een keer over.

Dat overtypen komt van twee heel verschillende plekken, en de oplossing verschilt mee.

Twee soorten overtypen

Een los document dat het pakket in moet. Een factuur uit je mail, een bonnetje uit je jaszak, een urenbriefje van de bouwplaats. Er is geen tweede systeem in het spel, er is alleen een papiertje of een pdf dat nog met de hand wordt ingevoerd.

Twee systemen die niet met elkaar praten. Je webshop weet van een bestelling, je boekhoudpakket niet. Je urenapp weet hoeveel uur er is gemaakt, je facturatiepakket niet. De gegevens staan al ergens digitaal, alleen niet op de plek waar je ze nodig hebt.

Het eerste los je meestal op zonder iets te laten bouwen. Het tweede niet.

Kijk eerst wat je pakket al kan

Voor het eerste geval hebben Moneybird, e-Boekhouden.nl, Exact Online en SnelStart allemaal een functie om een factuur of een bon te fotograferen of te mailen, waarna het pakket zelf leverancier, bedrag en btw herkent. Je controleert het resultaat, je typt het niet over.

Werkt die herkenning bij jou niet goed genoeg, of mist er een stap zoals koppelen aan het juiste project, dan is waar je concreet mee begint een goede volgende stap: welk document je als eerste aanpakt en hoe je een maand test voordat je het vertrouwt.

Wanneer het een koppeling wordt

Het tweede geval, twee systemen die niet met elkaar praten, is niet met een importknop op te lossen. Daar helpt alleen een verbinding die zelf ophaalt wat er nieuw is en dat op de juiste plek neerzet. Hoe zo’n koppeling in elkaar zit staat in een apart artikel, met de vier manieren waarop dat kan, van een kant-en-klare koppeling tot maatwerk via de API.

Ook hier geldt: kijk eerst of het al bestaat. Veel pakketten hebben zelf al een lijst met koppelingen naar veelgebruikte webshops, urenapps en betaalproviders. Pas als jouw combinatie er niet bij staat, of als de koppeling net niet doet wat je nodig hebt, is maatwerk aan de orde. Waar die grens in de praktijk ligt bij een opengedocumenteerd pakket laat dat verschil concreet zien.

Wat je zelf kunt nagaan

Voordat je iemand belt, drie dingen om zelf te checken:

• Staat het document waar je last van hebt al ergens digitaal, of komt het altijd op papier binnen? Papier vraagt een andere aanpak dan een pdf.
• Heeft je pakket zelf al een scan-, mail- of importfunctie, en heb je die al aangezet?
• Zit het tweede systeem, als er een tweede systeem is, al in de koppelingenlijst van je pakket?

Kom je daar niet uit, dan weet je in elk geval welke van de twee soorten overtypen je hebt. Dat scheelt een hoop in een eerste gesprek, of je nu alleen werkt of met een paar man bent.

Deze vraag hoort bij Administratie.