Je boekhouding koppelen aan je accountant

Bijna iedereen die een boekhoudpakket gebruikt komt hier een keer tegenaan: jij werkt in Moneybird, je accountant in Exact Online. Of jij in e-Boekhouden.nl en hij in Twinfield. Wie zoekt op “koppelen aan je accountant” krijgt de hulppagina van zijn eigen pakket, en die gaat over iets anders: hoe je iemand uitnodigt binnen dat pakket. Dat lost het geval op waarin jullie toevallig hetzelfde gebruiken, en niet het geval waarin dat niet zo is.

Eerst de vraag die alles bepaalt

Vraag je accountant in welk pakket hij jouw administratie wil voeren. Er zijn drie antwoorden en ze leiden elk een andere kant op.

“In het jouwe.” Dan nodig je hem uit als gebruiker. Elk pakket heeft daar een knop voor, en het is meestal kosteloos als je accountant zelf een licentie op dat pakket heeft. Heeft hij die niet, dan is hij een extra gebruiker en betaal je daarvoor. Dit is verreweg het makkelijkste, en het is waar je meestal op uitkomt bij een ZZP’er of een bedrijf van een paar man.

“In het mijne, jij levert aan.” Dan werk jij door in je eigen pakket en gaat er elke periode een bestand naartoe. Handmatig kan dat prima zolang het om een paar keer per jaar gaat.

“In het mijne, en het moet doorlopend kloppen.” Dan wordt het een koppeling.

De export: goedkoop, maar met een terugweg die er niet is

De meeste pakketten kunnen een auditfile (XAF) of een grootboekexport maken. Je accountant leest die in en boekt door. Dat werkt, kost niets, en is voor veel kleine bedrijven genoeg. Vraag wel of zijn pakket jouw export ook echt kan inlezen, want dat is niet vanzelfsprekend.

Twee dingen om te weten voordat je hierop rekent. Een export gaat één kant op: wat je accountant corrigeert komt niet vanzelf terug in jouw pakket, dus jouw cijfers en de zijne lopen gedurende het jaar uit elkaar. En het is werk dat iemand moet onthouden, elke maand of elk kwartaal opnieuw. Precies het soort terugkerende handeling waar het stappenplan om je administratie aan te pakken over gaat.

De koppeling: wanneer die loont

Een koppeling tussen jouw pakket en dat van je accountant doet hetzelfde als elke andere systeemkoppeling: ophalen, vertalen, wegschrijven. Wat hem hier bijzonder maakt is de vertaalslag, want twee kantoren gebruiken zelden hetzelfde rekeningschema.

Dat is ook de reden dat dit vaker maatwerk is dan mensen verwachten. Een grootboekrekening die bij jou “4300 Kantoorkosten” heet, heet bij hem iets anders, en iemand moet één keer vastleggen welke bij welke hoort. Daarna draait het.

Het loont als er elke maand geboekt moet worden, als jullie het niet eens worden over wie in welk pakket werkt, of als je tussentijds cijfers wilt zien die kloppen zonder je accountant te bellen. Het loont niet als er één keer per jaar een aangifte uit moet: dan is een export goedkoper en net zo goed.

Wat je in het gesprek moet vragen

• In welk pakket voer jij mijn administratie, en waarom dat?
• Wat lever ik aan, in welke vorm, en hoe vaak?
• Komen jouw correcties terug in mijn pakket, of alleen in het jouwe?
• Wie kijkt er tussendoor of het nog loopt?

De laatste is de vraag die het vaakst wordt overgeslagen. Een koppeling die stilvalt merkt niemand, tot de aangifte.

Wat wij hierin doen

Wij bouwen de koppeling en het rekeningschema-vertaalblad, en we spreken met je accountant af welke kant op wat gaat. Wat er niet automatisch kan, zeggen we voordat we beginnen. Wat het kost, staat in wat automatisering kost voor MKB en ZZP.

Deze vraag hoort bij Koppelingen.