Van uren naar factuur, zonder overtypen

Je hebt de uren al ergens staan: in een app, op een rooster, in een werkbon met een handtekening erop. Aan het eind van de maand zet je ze over naar een factuur. Dat overzetten is het werk dat overblijft nadat je de uren al hebt bijgehouden, en het is ook het werk waar het vaakst iets in vergeten wordt.

Kijk eerst of je facturatiepakket het al kan

Moneybird, WeFact en Jortt hebben allemaal een eigen uren- of projectmodule: je registreert de uren in het pakket zelf, op een project of een klant, en zet ze vandaaruit rechtstreeks op een factuurregel. Er is dan niets om te koppelen, want er is geen tweede systeem.

Dat is voor veel ZZP’ers en kleine teams al genoeg. De vraag is niet of je pakket uren naar een factuur kan zetten, dat kunnen de meeste, maar of jij je uren ook echt in dat pakket bijhoudt.

Wanneer een koppeling wél zin heeft

Dat lukt niet altijd. Je uren staan misschien in een aparte tijdregistratie-app omdat die ook op de werkvloer moet draaien, in een planningstool die je toch al gebruikt, of in een werkbon die iemand op de bouwplaats invult en die niet in de buurt van je facturatiepakket komt.

Dan helpt een importknop in het facturatiepakket niet, want de uren staan ergens anders. Dat is het moment waarop een koppeling tussen die twee systemen wél loont: de opties op een rij, van kant-en-klaar tot maatwerk laat zien hoe zoiets gebouwd wordt en wat daarbij komt kijken.

Wat er dan gebeurt

Een koppeling haalt de uren op uit de urenapp, per medewerker en per project, vertaalt ze naar de vorm die je facturatiepakket verwacht, en zet ze klaar als conceptregel op de juiste factuur. Jij keurt de factuur goed voor hij weggaat, precies zoals je dat nu ook doet. Hoe dat er bij een pakket met een open API concreet uitziet staat in een apart artikel.

Een uur dat wel is gemaakt maar nooit gefactureerd merk je op deze manier ook eerder: het staat in de urenapp maar niet op een factuur, en dat verschil is te zien zodra beide kanten in hetzelfde overzicht staan.

Wat je zelf kunt navragen

• Heeft je facturatiepakket al een uren- of projectmodule, en gebruik je die?
• Staat je urenapp of planningstool al in de koppelingenlijst van je facturatiepakket?
• Registreert iedereen op dezelfde manier, met dezelfde projectnamen? Dat bepaalt of een koppeling meteen werkt of eerst opschonen vraagt.

De volgorde die de meeste ondernemers aanhouden zet uren meestal als derde stap, na inkoopfacturen en bonnetjes. Dat is geen toeval: een document zonder oordeel is makkelijker te automatiseren dan uren, waar nog een goedkeuring bij hoort.

Deze vraag hoort bij Koppelingen.